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Digitalisierte Geschäftsprozesse bedeuten am Anfang Investionskosten, den Mut zur Veränderung und Mitarbeiter*innen, die Neuerungen offen gegenüberstehen. Doch wenn sich die neue Art der Arbeit eingespielt hat, dann profitieren alle davon.

Die Pandemie hat verdeutlicht, wie wichtig es ist, dass Daten auch von zuhause abrufbar sind. Daten, die in der Cloud abgespeichert sind, können von überall eingesehen werden, sofern eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. Ein weiterer Vorteil ist, dass viele Unterlagen nicht mehr ausgedruckt werden müssen. Das spart nicht nur die Kosten für Papier und Drucker, sondern es spart auch immens viel Platz bei der Aufbewahrung, Material zur Archivierung und nicht zuletzt die Arbeitszeit, die mit suchen und abheften verbracht wird. Dank Schnittstellen zu anderen Programmen wie DATEV, Starmoney usw. werden Belege mit einem Klick an den Steuerberater weitergeleitet- kopieren oder scannen entfällt. Die digitale Datenübermittlung geht schneller, kostet weniger und ist für beide Seiten komfortabler. Statt offene Posten mühsam zu buchen, gleicht Buchführungssoftware Rechnungen mit Zahlungseingängen ab und bucht diese automatisch. Dies bringt eine immense Zeitersparnis und reduziert Kosten.

Wenn es darum geht, einen schnellen und zugleich umfassenden, tagesaktuellen Überblick über die Finanzen zu erhalten, ist die digitale Buchführung gegenüber der herkömmlichen Arbeitsweise klar im Vorteil. Verschiedene Listenansichten geben Auskunft über Forderungen, Verbindlichkeiten und Vermögenswerte.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, das trifft sicherlich auf die meisten Angestellten auch zu. Eine Änderung im Arbeitsablauf bringt immer zuerst Skepsis hervor, Bewährtes wird in Frage gestellt und nicht zuletzt scheuen einige Arbeitnehmer*innen vor neuer Technik zurück. Eine Umstellung einzuführen, erfordert viel Fingerspitzengefühl, denn nur mit der Hilfe von motiviertem Personal ist es möglich, neue Technik und damit veränderte Abläufe erfolgreich einzuführen und zum Vorteil des Unternehmens zu nutzen.Eine weitere Hürde sind auch für kleinere Unternehmen die zunächst hohen Kosten. IT Infrastruktur und die damit verbundenen Services sind nicht gerade billig. Es lohnt sich jedoch, die Kosten für Papier, Büromaterial, Aktenvernichtung und Lagerräume zu überschlagen, um zu erkennen, wie teuer all dies über viele Jahre hinweg war. Von den Kosten, die durch Suchen entstehen, ganz zu schweigen. Dieser Posten bleibt zwar abstrakt, ist aber nicht unerheblich. Zudem unterstützt die Bundesregierung derzeit noch bis 31.12.2023 kleine und mittelständische Unternehmen durch Fördergelder (BMWI- go-digital). 

Neben den Kosten ist auch ein mangelndes Sicherheitsgefühl hinsichtlich der sensiblen Daten häufig ein Hemmnis bei der Digitalisierung. Serverstandorte in Deutschland sind ein wichtiger Grundpfeiler im Sinne der Datenschutzgrundverordnung. Der Vorteil: auch für Beratung zum Thema IT Sicherheit fördert das BMWI kleine und mittelständische Unternehmen.

Kostenersparnis, flexibles Arbeiten und vereinfachte Arbeitsprozesse stehen auf der pro-Seite, wenn es um digitale Buchführung geht. Relativ hohe Kosten in der Anfangsphase, Skepsis der Mitarbeitenden und Unsicherheiten in Bezug auf Datenschutz stehen den Vorteilen gegenüber. Fördergelder vom Staat sind ein attraktives Angebot zur Entscheidungshilfe und eine offene Kommunikation mit der Belegschaft kann so manches Argument schon im Vorfeld entkräften.

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